プライバシーポリシー
1. 取得する個人情報
本サービス「ひまわりノート」(以下「本サービス」)は、運営者（個人事業主、屋号・連絡先は契約時に明示）が提供しています。本サービスは、以下の個人情報を取得します:
- 施設管理者および職員のメールアドレス、表示名（認証目的）
- 朝会等の録音音声
- 録音から文字起こしされたテキスト
- AI により生成された要約・アクション
- 契約施設が任意でアップロードした文書（マニュアル、規程、保護者通知等）
2. 利用目的
- 本サービスの提供・維持・改善
- 本サービスに関するお知らせ・サポート
- 不正利用の防止、セキュリティ確保
- 統計的・匿名化された形でのサービス改善分析
3. 第三者提供
運営者は、法令に基づく場合を除き、契約施設の同意なく個人情報を第三者に提供しません。
4. 委託先
本サービスの提供にあたり、以下の事業者にデータ処理を委託します:
| 委託先 | 用途 | 所在地 |
|---|---|---|
| OpenAI, L.L.C. | 音声の文字起こし（Whisper API）、画像 OCR、埋め込み生成 | 米国 |
| Anthropic, PBC | 議事録要約・児童日誌整理・質問応答（Claude API） | 米国 |
| Deepgram, Inc. | 話者識別付き文字起こし（オプション） | 米国 |
各委託先との間で、それぞれが公開している API 利用規約・データ処理ポリシーに従ったデータ処理がなされます。OpenAI・Anthropic はそれぞれ "Zero Retention" モードに準ずる利用設定（API 経由のデータをモデル学習に使用しない）であることを確認しています。サーバ・データベースは運営者管理下のローカル環境または運営者契約のクラウドで保管します。
5. データ保持期間
| データ種別 | 保持期間 |
|---|---|
| 録音音声原本 | 30日後 自動削除（容量節約・児童発話混入リスク軽減のため） |
| 文字起こしテキスト | 削除指示があるまで永続 |
| 要約・アクション・児童日誌 | 削除指示があるまで永続 |
| 取り込み文書（原本・テキスト） | 削除指示があるまで永続 |
| 質問履歴 | 削除指示があるまで永続 |
| アカウント情報 | 解約後30日以内に削除 |
契約施設は、いつでもアプリ内のエクスポート機能で全データを ZIP 形式で取り出せます。
6. 児童・保護者の個人情報の取扱い
- 本サービスは、児童および保護者の個人情報を直接取得することを目的としていません。
- 録音に偶発的に含まれた児童名等は、契約施設が「児童マスキング設定」に登録し、AI 送信前にマスキングします。
- マスキング前の児童本名は、サーバには保存されません（ローカルでの正規化のみ）。
- 万一、児童・保護者の個人情報が想定外に取得された事実を確認した場合、当該データを直ちに削除します。
7. 安全管理措置
- 通信の暗号化（HTTPS）
- データ保存時のアクセス制限
- アクセス権限の最小化
- 定期的な脆弱性確認・セキュリティ監査
- 運営者および委託先における従業者教育
8. 利用者の権利
契約施設および利用者は、運営者が保有する自己の個人情報について、以下の請求を行うことができます:
- 開示請求
- 訂正・追加・削除請求
- 利用停止・第三者提供停止請求
請求は、アプリの「設定」タブ内「💡 ご要望・機能リクエスト」窓口、もしくは契約時に通知される運営者連絡先まで。
9. お問い合わせ
個人情報保護に関するお問い合わせは、アプリ内のお問い合わせ窓口、もしくは契約時に通知される運営者の連絡先までご連絡ください。
10. 改定
運営者は、必要に応じて本ポリシーを改定します。重要な変更がある場合、事前に契約施設に通知します。